こんにちは！広島県三次市を拠点に、介護・医療施設の通信インフラやナースコール設備を支えている株式会社チュウセツシステムです。
「介護記録の電子化を進めたいけれど、現場スタッフが使いこなせるか不安」「そもそもウチの古い施設でWi-Fiがちゃんと繋がるのだろうか」など、導入にあたって疑問や悩みを抱えている施設長様も多いのではないでしょうか？
実は、介護記録のDXを成功させる最大の鍵は、ソフトの機能選びではなく、それを支える「通信インフラ（Wi-Fi環境）」の整備にあるのです。
そこでこの記事では、手書きから電子化へ移行するメリットや監査への対応、そして導入前に必ず確認しておきたい「現場の環境づくり」について、通信工事のプロの視点でわかりやすく解説します。業務効率化でスタッフの負担を減らしたい施設長様や、失敗しないシステム導入を目指す管理者様は、ぜひ最後までご覧ください。
■手書きの限界と電子化のメリット
日々の業務時間の多くを占める介護記録。利用者様一人ひとりの様子を詳細に残すことは不可欠ですが、手書きによる作業負担が現場スタッフの残業や疲弊を招いているのも事実です。ペーパーレス化は単なる「紙の節約」にとどまらず、ケアの質や職員の働き方を大きく変える可能性を秘めています。
・ペーパーレスで業務負担を軽減
紙の記録で最も手間がかかるのは、情報の「転記」と「検索」ではないでしょうか。バイタルチェックの結果をメモに取り、日誌や連絡帳へ何度も書き写す作業は、単純な転記ミスを誘発しやすく、時間も浪費します。
電子化してシステムで管理すれば、一度の入力で全ての帳票にデータが反映されます。また、過去の記録を探す際も、膨大なファイル棚から紙をめくって探す必要はありません。検索機能を使えば、ご家族への説明時や、ケアプラン作成時に必要な情報を瞬時に呼び出せます。
・例文活用で誰でも書ける記録へ
職員によって記録の書き方や質にバラつきがあることも、よくある課題です。文章作成が苦手なスタッフの場合、主観的な表現が多くなりがちで、後から読んでも状況が客観的に伝わらないことがあります。
多くの記録ソフトには、定型文やテンプレート（雛形）機能が備わっています。「入浴」「排泄」「食事」などの場面ごとに用意された選択肢を選ぶだけで、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を押さえた正確な記録が作成可能です。新人スタッフでも迷わずに標準的な記録が書けるようになるため、教育研修の手間も削減でき、施設全体の記録レベル向上につながります。
・現場が懸念するデメリットとは
一方で、長年慣れ親しんだ手書きからICT（情報通信技術）へ移行することに対し、現場から不安の声が上がるのも当然です。「タブレットの操作を覚えられるか不安」「入力に時間がかかって逆に忙しくなるのでは」といった懸念は、導入前によく聞かれます。
また、システムは通信環境に依存するため、Wi-Fiが繋がりにくい場所では入力ができない、停電時に使えないといったトラブルも想定されます。こうしたデメリットを解消するには、単にソフトを入れるだけでなく、現場の動線に合わせた通信環境の整備や、運用ルールの策定をセットで検討する必要があります。
■電子化しても「監査」は通るのか
施設長にとって最も気がかりなのは、行政の実地指導や監査の際に「手書きの原本がない」と指摘されないかという点でしょう。結論から言えば、要件さえ満たせば電子データは正式な記録として認められます。むしろ国は、業務効率化のためにICT活用を強く推奨しています。
・厚生労働省の指針と法的効力
厚生労働省は、介護現場の生産性向上を目的に「介護サービス事業所における記録の保存等」に関する通知を出しており、一定のルールを守れば電子データ（電磁的記録）は紙と同じ法的効力を持ちます。
重要なのは「見読性（いつでも画面や印刷ではっきり見られる）」「真正性（改ざんされていないことの証明）」「検索性（必要な情報をすぐに探せる）」の3つの確保です。これらは市販の介護ソフトであれば基本的にクリアされている要件です。
・監査で引っかかる要因を排除
実は、手書きの方が監査で指摘を受けやすい側面があります。例えば、修正液の使用（本来は二重線と訂正印が必要）、判読できないほどの乱筆、記載漏れなどは「不適切な管理」や「事実の隠蔽・改ざんの疑い」と判断されるリスクになります。
システムによる記録なら、いつ・誰が・何を修正したかという「更新履歴（ログ）」が自動的に残るため、記録の正当性を客観的に証明できます。必要な帳票を期間指定して一括印刷できる機能を使えば、監査当日の膨大な資料準備にかかる時間と労力も大幅に削減できるでしょう。
■アプリ導入前にすべき環境整備
「どのソフトが良いか」を選ぶことは重要ですが、実はそれ以上に大切なのが、ソフトを動かすための「足回り（インフラ）」の整備です。高機能なシステムを導入しても、現場の環境が整っていなければ、使い物にならず「結局手書きに戻った」という失敗例も少なくありません。導入前に確認すべき3つのポイントを解説します。
・無料アプリと有料ソフトの比較
コストを抑えるために、まずは「無料の介護記録アプリ」や汎用的な表計算ソフト（エクセルなど）の活用を検討される方もいます。確かに導入ハードルは低いですが、データのバックアップ体制やセキュリティ対策、法改正時のアップデート対応などに不安が残ります。
一方、有料の専用ソフト（「ほのぼの」や「ケアウイング」など）は、介護現場特有のワークフローに合わせて設計されており、サポート体制も充実しています。ご家族との情報共有機能や請求業務との連携など、拡張性を考えると、長期的には有料システムの方が業務効率化のメリットが大きい場合が多いでしょう。
・Wi-Fi環境がないと失敗する
意外と見落とされがちなのが、施設内の通信環境です。タブレットで入力しようとした際、居室の奥やトイレ、浴室などでWi-Fiの電波が届かず、画面がフリーズしてしまったらどうなるでしょうか。スタッフは入力のためにわざわざ電波の良い場所まで移動しなければならず、本末転倒です。
家庭用の無線ルーターを置いただけでは、鉄筋コンクリート造の広い施設内をカバーしきれないケースが多々あります。DXを成功させるには、建物の構造や動線を計算したプロによるLAN配線工事と、業務用Wi-Fiの設置が不可欠です。
・使える補助金とICT導入支援
システム導入や通信環境の整備にはまとまった費用がかかりますが、国や自治体の支援制度を活用することで負担を大幅に軽減できます。特に厚生労働省の「ICT導入支援事業」などの補助金は、ソフトの購入費だけでなく、タブレット端末の購入やWi-Fi環境の整備費（通信工事費）も対象になる場合があります。
これらの補助金は申請期間や要件が複雑なため、早めに情報収集を行うことが大切です。ソフト会社だけでなく、インフラ構築を行う施工業者も補助金申請のサポート実績がある場合が多いので、相談してみると良いでしょう。
■安定した通信環境でDXを成功へ
介護記録の電子化は、スタッフを「書く作業」から解放し、利用者様と向き合う時間を生み出すための手段です。しかし、その土台となるネットワークが不安定では、期待した効果は得られません。ソフト選びと同時に、「施設内のどこにいても快適に通信できる環境」を整えることから始めましょう。
■介護施設の通信工事はチュウセツシステムにお問い合わせください！
チュウセツシステムでは、介護施設様の構造に合わせた最適なWi-Fi構築から、ナースコール連携、ネットワーク設定までをワンストップでサポートしています。「ウチのネット環境で大丈夫かな？」と不安に思われたら、まずは現状の診断からご相談ください。安定したインフラ作りが、御社のDX成功への近道となります。
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